Общее собрание участников в ТОО является высшим его органом, к компетенции которого относится принятие решений по ключевым вопросам деятельности компании. О статусе общего собрания, порядке созыва собрания и его компетенции мы писали ранее, в этой статье хотим дать рекомендации о том как правильно составить протокол общего собрания участников.
Ведение (составление) протокола при проведении общего собрания участников обязательно.
Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания. Рекомендуем подписывать протокол в том числе и участниками собрания, если их немного и тем более если есть риск, что в дальнейшем участники могут оспорить решения и утверждать, например, что голосовали против или не присутствовали на собрании. На практике такие случаи имеют место.
Обязательной формы для протокола нет, нет четких требований к его составлению, однако исходя из норм закона о порядке созыва и проведения собрания, порядке принятия решений, в обычаях делового оборота закрепились основные обязательные для протокола реквизиты.
Итак обязательные моменты, которые стоит отразить в протоколе общего собрания участников:
- дата, время, место проведения собрания;
- выбор председательствующего и секретаря. Руководитель исполнительного органа не может быть избран председательствующим;
- повестка дня. Дословно та, которая направлялась в извещении о проведении собрания;
- констатация наличия кворума. В законе определен круг вопросов, по которым уточнение кворума обязательно, но чтобы не проверять какие это вопросы и если на собрании при принятии всех решений присутствовали все участники, явившиеся на собрание, в протоколе просто укажите, что при принятии всех решений кворум составлял 100%.
- обсуждение вопросов и принятие решений по ним можно описать по каждому вопросу в отдельности, однако если вопросы не сложные, как такового обсуждения и дебатов по ним не было, в том числе если по всем вопросам повестки решения было принято единогласно либо все участники проголосовали одинаково по всем вопросам повестки, можно просто резюмировать документ перечнем принятых решений и указанием на итоги голосования.
- подписи председательствующего и секретаря, печать компании, а также по возможности (см.комментарий выше) подписи остальных участников собрания.
Собрание участников ТОО признается правомочным, а условия кворума соблюденными, если присутствующие на нем участники обладают в совокупности более чем половиной от общего числа голосов. В случаях, когда решение по вопросу, включенному в повестку дня, должно приниматься квалифицированным большинством голосов или единогласно, собрание правомочно принимать решение, если присутствующие на нем участники обладают в совокупности более чем двумя третями от общего числа голосов.
По общему правилу решения принимаются простым большинством (более 50 % голосов присутствующих), но есть перечень вопросов, определенных законом о ТОО, где решения должны приниматься квалифицированным большинством в три четверти голосов присутствующих. Кроме того уставом может быть предусмотрено большее количество голосов по определенным или всем вопросам или единогласие при принятии решений. Поэтому при проведении собрания, при принятии решений необходимо руководствоваться уставом и законом о ТОО и уточнить какое минимальное количество голосов требуется при принятии решений.
Протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, которая хранится исполнительным органом ТОО и должна в любое время представляться для ознакомления любому участнику товарищества с ограниченной ответственностью. По требованию участников товарищества им выдаются удостоверенные выписки из книги протоколов.
Надеемся, информация оказалась полезной. Если же возникли вопросы, нет времени или не знаете как составить документы для проведения собрания или все-таки остались вопросы в части подготовки протокола, Юридическая команда "МААТ" готова сделать это за Вас и оказать любые юридические услуги, связанные с подготовкой документов для проведения общего собрания участников, а также в целом с ведением делопроизводства компании.